VoIP-Telefonsysteme: Die wichtigsten Gründe für den Wechsel

VoIP-Telefonsysteme sind die Zukunft der Telefonie. In vielen Ländern ist es schon jetzt fast unmöglich, einen Telefonanschluss zu bekommen, der nicht die Internettechnologie anstelle von analogen Leitungen nutzt.

Und auch wenn Sie technisch gesehen immer noch einen analogen Anschluss bekommen können, gibt es viele Gründe, sich stattdessen für VoIP zu entscheiden. So können Sie z. B. fortschrittlichere Dienste anbieten, die Ihre Kunden bevorzugen, und die Einrichtung ist kostengünstiger als bei analogen Telefonleitungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie VoIP-Telefonsysteme den analogen vorziehen sollten, wenn Sie die Möglichkeit dazu haben.

Dieser Artikel behandelt:

Was sind VoIP-Telefonsysteme?

VoIP-Telefondienste (Voice over Internet Protocol) sind eine Technologie, die es ermöglicht, über das Internet zu telefonieren.

Die Technologie wandelt Sprache in digitale Signale um, die online gesendet werden können. Es ist die Alternative zu analogen Telefondiensten, die Anrufe über Telefonleitungen übertragen.

Mit Sicherheit haben Sie schon einmal die VoIP-Technologie genutzt. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Anruffunktionen von Apps wie WhatsApp, Skype oder Zoom. Zunehmend ersetzt es auch die normalen Telefonleitungen.

Anfänglich war VoIP nicht so zuverlässig wie Kupfertelefonleitungen. Aber mit der Verbesserung der Internetverbindungen ist die Qualität von VoIP-Anrufen inzwischen so gut und in vielen Fällen sogar besser als bei analogen Systemen.

bis zu 40% des Anrufvolumens in Contact Center sind unnötig oder vermeidbar

Vorteile von VoIP-Telefondiensten

Es gibt viele Gründe, warum Callcenter von der Verwendung eines VoIP-Telefonsystems gegenüber analogen Telefonleitungen profitieren können.

Hier sind einige der wichtigsten davon.

Es ist kostengünstiger

VoIP-Kundenservices sind in der Regel günstiger als ihre analogen Gegenspieler.

Der erste Grund sind die fehlenden Einrichtungskosten. Sie können VoIP-Dienste von Ihrem Computer aus mit Ihrer vorhandenen Ausrüstung betreiben. Sie brauchen keine Telefonleitungen zu installieren und keine Hardware anzuschließen, die Ihre Agenten benutzen.

Der zweite Grund ist, dass die Nutzung dieser Dienste weniger kostet. Der genaue Preis, den Sie zahlen, hängt von dem Dienst ab, den Sie wählen, aber die Kosten beginnen in der Regel bei nur wenigen Euro pro Leitung und pro Monat.

Große Vielfalt an Funktionen

VoIP-Dienste werden mit einer Vielzahl von Telefondiensten angeboten. Dazu gehören Voicemail, Anrufweiterleitung, erweiterte Weiterleitung und IVR.

Darüber hinaus lassen sich diese Tools über eine Cloud-basierte Software leicht konfigurieren.

Einfache Einrichtung

VoIP-Telefondienste sind sehr einfach einzurichten. Es kann so einfach sein wie die Anmeldung bei einer Callcenter-Plattform und die Konfiguration Ihrer neuen Telefonnummern. Kleine Unternehmen können innerhalb von Minuten eine funktionierende Telefonnummer einrichten lassen.

Callcenter in Unternehmen haben komplexere Anforderungen, und Sie müssen möglicherweise andere Tools, Plattformen und Hardware mit dem System verbinden.

Aber es ist immer noch viel einfacher einzurichten als früher, als man mehrere Telefonleitungen physisch anschließen musste.

Standortunabhängig

Da VoIP die Internettechnologie nutzt, sind Sie nicht an einen einzigen Standort gebunden. Ihre Agenten können sich überall dort anmelden und Anrufe bearbeiten, wo eine Internetverbindung besteht.

Dies ist aus mehreren Gründen wichtig:

  • Sie ermöglicht Fernarbeit. Ihre Agenten können von zu Hause aus arbeiten, anstatt ins Büro zu kommen. Dies ist ein wichtiger Vorteil, den Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern anbieten können. Zumal die Pandemie bedeutet, dass viele Arbeitnehmer an diese Arbeitsweise gewöhnt sind.
  • Sie können Arbeitnehmer an günstigeren Standorten einstellen. Da Sie nicht an ein Büro gebunden sind, können Sie Mitarbeiter für die Beantwortung Ihrer Anrufe an Orten einstellen, an denen die Löhne niedriger sind. Außerdem sparen Sie zusätzlich Geld für Büroflächen.
  • Leichtere Skalierbarkeit. Wachsende Unternehmen können ihre Support-Teams mit Hilfe von Remote-Mitarbeitern schnell vergrößern, ohne dass sie erst Büroräume suchen und Telefonleitungen einrichten müssen.
  • Unterstützen Sie Ihr Team. Sie können auch temporäre Unterstützung einstellen. Ein Einzelhändler, der über Weihnachten viel mehr zu tun hat als im Rest des Jahres, kann zum Beispiel schnell Remote-Mitarbeiter einstellen, um den Bedarf zu decken.
  • Ein Büroumzug ist einfach. Stellen Sie sich vor, Sie müssen in ein neues Büro umziehen. Die Mitnahme Ihrer VoIP-Nummern ist so einfach wie das Einloggen in Ihr Konto an Ihrem neuen Standort.

VoIP ermöglicht erweiterte Telefonie-Funktionen

VoIP bietet viele fortschrittliche Telefonie-Funktionen. Hier sind einige davon.

Arbeiten mit Caller-ID

Die Anrufer-ID ist eine Funktion auf einigen Telefonen, die dem Empfänger zeigt, wer anruft. Mit VoIP können Sie ändern, was auf diesen Telefonen angezeigt wird, bevor Sie einen Anruf tätigen.

Dies hat mehrere Gründe. Die Mitarbeiter in Ihrer Zentrale können Anrufe tätigen und die ID wird so angezeigt, als käme der Anruf von Ihrem lokalen Büro.

Oder die einzelnen Mitarbeiter können von ihren Telefonen aus anrufen, aber die Nummer, die die Kunden sehen, ist die zentrale Nummer des Büros.

Videoanrufe

VoIP-Anrufdienste können es den Nutzern ermöglichen, Videoanrufe zu tätigen. Der Vorteil dabei ist nicht nur, dass Sie Ihren Gesprächspartner sehen können.

Andere Anwendungsfälle sind Videokonferenzen, bei denen man mit mehreren Personen gleichzeitig spricht. Dies kann bei komplexen B2B-Verkaufszyklen helfen, wenn mehrere Beteiligte gemeinsam eine Entscheidung treffen müssen.

Es hilft auch bei der Produktunterstützung. Kundenbetreuer können ihre Bildschirme freigeben, um Kunden zu zeigen, wie sie komplexe Produktfunktionen nutzen können. Sie können auch Videos verwenden, um die Kunden durch komplexe Kaufvorgänge zu führen, damit Ihnen keine Umsätze entgehen.

Ein Call Center mit 30 Nutzern spart in der Regel 1.200$ pro Monat, wenn es zu VoIP wechselt.

Weiterleitung von Anrufen

Bei der Rufumleitung leitet Ihr System eingehende Anrufe an eine Nummer Ihrer Wahl weiter.

Es ist einfach, VoIP einzurichten, und Sie können Anrufe an jedes andere mit dem Internet verbundene Gerät weiterleiten.

Hierfür gibt es mehrere Anwendungsfälle:

  • Internationale Unternehmen können lokale Rufnummern einrichten, um sie auf den lokalen Märkten zu nutzen. Das gibt den Menschen das Gefühl, dass das Unternehmen ein Büro in der Nähe hat.
  • Sie können Anrufe an günstigere Stellen weiterleiten. Dabei kann es sich um Ihr Bürotelefon, Ihre persönliche Telefonnummer oder sogar um Ihren Anrufbeantworter handeln.
  • Sie können Anrufe je nach Tageszeit an verschiedene Stellen umleiten. Zum Beispiel durch die Weiterleitung von Anrufen an Mitarbeiter außerhalb des Büros an Personen, die gerade arbeiten. Während der Geschäftszeiten oder an Feiertagen müssen Sie die Nummer nicht wechseln.

VoIP ist für Callcenter unverzichtbar

Heutzutage ist die Nutzung von VoIP fast schon ein absolutes Muss, wenn es zur Verfügung steht. Die meisten neuen Unternehmen werden sich für VoIP über analoge Telefonleitungen anmelden. Und in vielen Ländern werden Unternehmen, die noch Telefonleitungen nutzen, gezwungen sein, umzusteigen, sobald die alten Kupfernetze abgeschaltet werden.

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen, die sich für die Umstellung entscheiden, viele Vorteile erwarten können.

Sie können die Technologie nutzen, um interne Prozesse zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. In der Zwischenzeit wird sich die Kundenerfahrung dank der vielen Möglichkeiten, die VoIP Ihnen bei der Verwaltung von Anrufen bietet, drastisch verbessern.

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