Ein Request for Proposal ist ein formelles Dokument, das ein großes Unternehmen für den Kauf einer Ware oder Dienstleistung ausschreibt.
Die Ausschreibung gibt Aufschluss über die Absichten der Organisation und was sie sucht, und beschreibt jedes Kriterium, das die Anbieter bewerten werden.
In diesem Artikel wird erklärt, was ein gutes Request for Proposal ausmacht, wie Sie darauf antworten und was der Unterschied zwischen RFP (Request for Proposal), RFQ (Request for Quotation) und RFI (Request for Information) ist.
Also lassen Sie uns eintauchen!
Was macht ein gutes Request for Proposal aus?
Ein gutes RFP stellt sicher, dass Sie den richtigen Partner bekommen. Hier sind die wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei einer Ausschreibung achten müssen, um das perfekte Angebot zu erhalten:
Kurzfassung oder Einleitung
Die Einleitung gibt einen Überblick über das Projekt, eine Einführung in das Unternehmen und seine Werte. Eine gute Einleitung informiert Sie darüber, was Sie zu erwarten haben und welche Anforderungen an Ihre Dienste gestellt werden.
Unternehmenszusammenfassung und Hintergrund
Erfolgreiche RFPs sind aussagekräftig und geben einen Einblick in die Werte und Ziele eines Unternehmens. Sie erklären, was das Unternehmen einzigartig macht und warum das, was sie tun, wichtig ist.
Projektziele und Zielgruppen
Ein gutes RFP erläutert die Zielgruppe und die Ziele des Projekts.
Umfang des Projekts
Die Ausschreibungen sollten die Erwartungen des Unternehmens an das Projekt klar und deutlich formulieren. Wenn sie sich für Sie entscheiden, brauchen Sie keine grundlegenden Fragen zur Inhaltsstrategie, zum Projektmanagement, zu spezifischen Merkmalen, zu Branchenbeschränkungen usw. zu stellen.
Zeitplan
Aus einer Ausschreibung sollte hervorgehen, wie lange Sie das Projekt in Angriff nehmen werden. Darin werden die Fristen und der Zeitplan erläutert und es wird angegeben, ob das Projekt zusammen mit anderen Produkten gestartet wird.
Struktur der Ausschreibung
Gute Ausschreibungen sagen den Anbietern, wie sie ihre Angebote strukturieren, welche Formate sie verwenden und was sie enthalten.
Budget
Ein Unternehmen sollte ein bestimmtes Budget für das Projekt oder eine Preisspanne angeben.
Wie Sie auf ein Request for Proposal antworten / Do’s und Don’ts
Do: RFP-Anweisungen lesen
Das Lesen hilft Ihnen, den Ton und den Stil der Kommunikation des Kunden zu erfassen und zu verstehen, was dieser von Ihnen erwartet.
Do: Vermeiden Sie bei der Beantwortung von Fragen Floskeln
Achten Sie darauf, dass die Antworten direkt auf den Punkt kommen, lesbar und verständlich sind. Wenn Sie nicht konkret und direkt sind, werden Sie die Zusage nicht bekommen, das Projekt umzusetzen.
Do: Erstellen Sie eine Checkliste
Machen Sie eine Liste mit den Bedürfnissen des Kunden und markieren Sie diese, sobald Sie damit zufrieden sind. Führen Sie alle Dokumente, Leitlinien sowie die Erwartungen und Werte des Unternehmens auf.
Schreiben Sie keine Antwortvorlagen
Schreiben Sie nicht, um den Raum mit roboterhaften Antworten zu füllen. Schreiben Sie in einer professionellen Art und Weise, die Ihre Werte widerspiegelt, und lesen Sie nach dem Schreiben Korrektur.
Schreiben Sie nicht übereilt
Die Unternehmen öffnen alle Vorschläge am Fälligkeitstag. Vergewissern Sie sich, dass Sie alles geklärt und die Dokumente im richtigen Format vorgelegt haben. Die Unternehmen akzeptieren keine schnellen, flüchtigen Antworten.
Reichen Sie keine unvollständigen Vorschläge ein
Für viele Ausschreibungen ist ein bestimmtes Format vorgeschrieben, und wenn Sie sich nicht daran halten, disqualifiziert das Unternehmen Ihre Bewerbung schnell. Beantworten Sie jedes Detail und stellen Sie alle Anforderungen und Dokumente zur Verfügung.
RFP vs. RFQ vs. RFI
RFI, RFP und RFQ sind wichtige Instrumente, die Ihnen helfen, Geld zu sparen, Risiken zu verringern und die perfekte Lösung zu finden.
Hier sind die Definitionen für jeden Begriff:
- RFI (Request for Information) ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen die potenziellen Lösungen von Anbietern prüft und untersucht. Das Dokument enthält Marktdetails, allgemeine Informationen und Lösungsvorschläge.
- RFP (Request for Proposal) ist ein Fragebogen, den Unternehmen oder Einkäufer verwenden, um wichtige Informationen von potenziellen Anbietern zu erhalten. Die RFP bewertet die Anbieter und dokumentiert die Gründe für die Auswahl.
- RFQ (Request for Quote/ Quotation) ist ein Dokument, das den Bedarf des Käufers aufzeigt und die Anbieter auffordert, mit einem Kostenvoranschlag zu antworten.
Fazit
Ein Request for Proposal (RFP) ist ein formelles Dokument, das ein großes Unternehmen für den Kauf einer Ware oder Dienstleistung ausschreibt.
Die Kurzfassung oder Einleitung, die Projektziele und das Zielpublikum, der Zeitplan, das Projekt, das Budget und die Angebotsstruktur sind Merkmale, die eine gute Ausschreibung ausmachen. Vermeiden Sie Floskeln, wenn Sie Kunden antworten, erstellen Sie eine Checkliste und schreiben Sie nicht übereilt.
