Voice-over-Internet-Protocol (VoIP) erfreut sich bei Unternehmen heutzutage immer größerer Beliebtheit, da es zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefongesprächen bietet. VoIP Telefonanlagen werden vor allem von kleinen Unternehmen genutzt. Untersuchungen haben ergeben, dass eines von drei Unternehmen VoIP Systeme zur Kommunikation einsetzt.
Was hat es also mit dem VoIP Telefonsystem auf sich? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine VoIP Telefonanlage ist und warum die meisten Unternehmen anfangen, sie vermehrt zu nutzen.
Hier erfahren Sie:
• Was ist VoIP und wie funktioniert es?
• Gründe, warum die meisten Unternehmen VoIP Telefonanlagen verwenden
Was ist VoIP und wie funktioniert es?
VoIP ist ein Kommunikationssystem, mit dem Sie über das Internet Anrufe empfangen und tätigen können. Es wird in der Regel als Alternative zu herkömmlichen Telefonleitungen angesehen. Da die Internet-Technologien immer fortschrittlicher werden, erfreut sich VoIP zunehmender Beliebtheit, vor allem bei kleinen Unternehmen, da es viele Funktionen bietet und gleichzeitig kosteneffizient ist. Außerdem bietet VoIP im Vergleich zu konventionellen Telefonen eine Reihe intelligenter Funktionen.
Obwohl VoIP Telefonanlagen ähnlich wie herkömmliche Telefone funktionieren, ist die zugrundeliegende Technologie komplett anders. Während analoge Telefonleitungen zur Übertragung eines Signals genutzt werden, wird Ihre Stimme bei VoIP-Telefonanlagen in ein digitales Signal umgewandelt und komprimiert, um über das Internet übertragen zu werden. VoIP funktioniert mit intelligenten Geräten wie Computern oder Smartphones. Es können verschiedene Funktionen in das System integriert werden, z. B. Anrufaufzeichnung, Chatprotokolle, E-Mail und Live-Chat.
Gründe, warum die meisten Unternehmen VoIP Telefonanlagen verwenden
Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen anfangen, VoIP-Systeme zur Kommunikation zu nutzen. Einige dieser Gründe sind:
Niedrige Kosten
Die Kosten sind ein wichtiger Faktor, wenn Sie nach der besten Möglichkeit für Telefonanlagen suchen. Während Telefongesellschaften in der Regel einen hohen Minutenpreis für ein Telefongespräch verlangen, sind VoIP Telefonanlagen deutlich preiswerter und bieten wesentlich kostengünstigere Tarife, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind.
Einige VoIP-Anbieter bieten sogar einen Dienst an, mit welchem Sie kostenlos telefonieren können. Allerdings haben kostenfreie Anbieter im Vergleich zu kostenpflichtigen Diensten einen kleineren Funktionsumfang. Außerdem fallen keine hohen Kosten für die Anschaffung von Geräten zur Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage oder für IT-Personal an, das den Betrieb des Systems für Sie gewährleistet.
Die meisten VoIP Telefonanlagen können mit vorhandener Büro-Hardware betrieben werden und lassen sich leicht installieren. Sie benötigen lediglich einen Computer mit einer Soundkarte und ein Headset mit einem Mikrofon. Bei manchen Servicedienstleistern ist möglicherweise ein VoIP-Telefon erforderlich. Häufig wird dies von den Anbietern zur Verfügung gestellt.
Mehrere Anrufe gleichzeitig möglich
Über normale Telefonleitungen können Sie in der Regel nur mit einer Person sprechen. Mit der Nutzung von VoIP Telefonanlagen hingegen können mehrere Anrufe gleichzeitig durchgeführt werden. Außerdem gibt es eine Konferenzfunktion, die es Ihren Mitarbeitern erleichtert, miteinander zu kommunizieren.
Auch die Verbindung zum Kundensupport ist wesentlich schneller als bei herkömmlichen Telefonen. Dadurch können Sie die Fragen Ihrer Kunden zügiger beantworten und die Kundenerfahrung wird verbessert. Dies führt auch zu besseren Geschäftsbeziehungen und letztendlich mehr Unternehmenserfolg.
Einige zusätzliche Funktionen
Mit VoIP können Sie nicht nur mehrere Anrufe gleichzeitig tätigen, sondern auch von einer Reihe extra Funktionen profitieren. Die Möglichkeiten sind ziemlich unterschiedlich und variieren dabei von Anbieter zu Anbieter. Nachfolgend finden Sie einige Funktionen, die bei den meisten VoIP Telefonanlagen vorhanden sind:
● Anrufer-ID
● Anrufweiterleitung
● Blockieren
● Wahlwiederholung der letzten Nummer
● Fax
● Voicemail
Einige spezialisierte VoIP-Anbieter verfügen über erweiterte Funktionen wie Anrufweiterleitung, Kurzwahl, Rückrufe und SMS. Viele dieser Funktionen sind bereits in dem Preis inklusive. Dagegen gibt es bei anderen Anbietern eine Einteilung in verschiedene Stufen, welche die grundlegendsten Funktionen im Einstiegspaket und erweiterte Funktionen in einem Premium-Paket anbieten.
Remote-Konnektivität möglich
Während herkömmliche Telefone Ihre Mitarbeiter an den Schreibtisch binden, ermöglichen VoIP-Telefonanlagen auch eine Fernverbindung, d. h. Sie können von jedem beliebigen Standort aus und mit einer Vielzahl von intelligenten Geräten wie Smartphones und Computern Anrufe tätigen und empfangen.
Seit der COVID-Pandemie im Jahr 2019 haben viele Menschen begonnen, aus der Ferne zu arbeiten. Die Nutzung von VoIP-Telefonanlagen hat den nützlichen Vorteil, dass Ihre Agenten von verschiedenen Standorten aus arbeiten können. Die meisten dieser Telefonsysteme verfügen über eine mobile Anwendung, die so eingerichtet werden kann, dass Ihr Telefon klingelt, wenn ein Kunde den VoIP-Geschäftsanschluss eines Mitarbeiters anruft. Außerdem können Ihre Mitarbeiter ihren Geschäftsanschluss nutzen, um mit ihrem Smartphone zu telefonieren.
Zahlreiche erweiterte Funktionen
VoIP Telefonanlagen bieten die meisten der herkömmlichen Anruffunktionen, wie z. B. Anrufweiterleitung, Halten, Weiterleitung und Anrufer-ID. Außerdem verfügt ein VoIP Telefonsystem auch über erweiterte Funktionen, wie z. B. die integrierte Aufzeichnung von Anrufen. Die Anrufe werden digital durchgeführt, d. h. sie werden direkt auf Ihrem Computer vorgenommen und empfangen. Dies ermöglicht es Ihnen, das Gespräch ganz einfach aufzuzeichnen und als Audiodatei zu speichern.
Viele VoIP-Dienste ermöglichen es Ihnen, Ihre Geschäftstools in das System zu integrieren, wodurch Sie auch andere integrierte Dienste wie Chat und E-Mail nutzen können. Diese können auch als Chat-Protokoll auf Ihrem VoIP-Server gespeichert werden, sodass Sie vergangene Unterhaltungen über mehrere Medienkanäle überprüfen können.
Arbeiten Ihre Mitarbeiter mittlerweile auch aus der Ferne? Dafür sind Videokonferenz Funktionen mit mehreren Teilnehmern äußerst nützlich. Diese Möglichkeit wird von vielen VoIP-Dienstanbietern angeboten.
Vereinfachte Einrichtung
Damit werden VoIP-Telefonanlagen für kleinere Unternehmen zu einer viel praktischeren Option. Sie benötigen keine spezielle Verkabelung oder Ausrüstung mehr, da Sie Ihren VoIP-Telefondienst auf einem Cloud-Server hosten können. Das bedeutet, dass der größte Teil der Einrichtung auf einem entfernten Server erfolgt, so dass Sie keine finanziellen Kosten für die Beschäftigung von IT-Mitarbeitern aufwenden müssen, die sich um die Geräte kümmern.
Es gibt noch weitere Vorteile: VoIP-Telefonsysteme bieten eine exzellente Benutzerfreundlichkeit. Wenn Ihre herkömmlichen Telefonleitungen ausfallen, müssen Sie einen komplizierten technischen Support in Anspruch nehmen, um die Funktionalität wiederherzustellen. Dies kann für Ihre Mitarbeiter frustrierend sein und Ihren Geschäftsbetrieb aufhalten.
VoIP Telefonanlagen hingegen sind sehr benutzerfreundlich und verfügen über ein gut funktionierendes Netzwerk. Das bedeutet, dass es nur selten zu Ausfällen kommt, was Ihr Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen bewahrt.
Dies sind nur einige der Gründe, warum viele Unternehmen VoIP-Systeme gegenüber herkömmlichen Telefonen bevorzugen. Sie sind nicht nur kosteneffizient, sondern auch einfacher zu installieren und zu warten.
Richten Sie Ihr VoIP-System noch heute ein
Mit der zunehmenden Verbreitung von Internet-Technologien werden herkömmliche Telefonanschlüsse in naher Zukunft unweigerlich abgeschafft. Traditionelle Telefonanlagen sind nicht nur langsamer, sondern auch zeitaufwändiger in der Einrichtung und erfordern spezielle Ausrüstung.
Die Einrichtung eines VoIP-Systems kann innerhalb weniger Arbeitstage vorgenommen werden in Abhängigkeit zur Größe Ihres Unternehmens und dem Arbeitsaufkommen. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel geholfen hat und Sie besser verstehen, warum eine VoIP Telefonanlage für Ihr Unternehmen von Vorteil sein kann.
Bei babelforce finden Sie zahlreiche weitere Blogartikel. Beispielsweise über die Integration Ihrer Inbound- und Outbound Telefonie.
Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne. Wir helfen Ihnen die beste Lösung für die Telekommunikation in Ihrem Unternehmen zu finden.
