In diesem Beitrag:
- Was ist ein Dokumenten-Management-System?
- Was sind einige wichtige DMS-Anwendungsfälle?
- Was sind die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems?
Bei der riesigen Menge an Dokumenten und Daten, die von Callcentern täglich bearbeitet werden, ist es kein Wunder, dass die Verwaltung manchmal überwältigend werden kann. Selbst wenn Sie sich für eine papierlose Arbeitsweise entscheiden, werden Unternehmen weiterhin Dokumente in einer virtuellen Umgebung erstellen, empfangen und gemeinsam bearbeiten, was die Notwendigkeit eines zentralen Organisationssystems noch deutlicher macht.
Während das Erstellen, Sammeln und Zusammenstellen von Dokumenten relativ einfach ist, können Unternehmen auf Herausforderungen stoßen, wenn sie versuchen, diese Dokumente auf eine hochsichere und dennoch leicht zugängliche Weise zu organisieren und zu speichern. Hier kommt das Dokumenten-Management-System (DMS) ins Spiel.
Im folgenden Beitrag erfahren Sie, was ein DMS ist und wie Ihr Callcenter diese Lösung nutzen kann, um Unternehmensdokumente und -daten effektiv zu verwalten.
Was ist ein Dokumenten-Management-System?
Ein Dokumenten-Management-System ist eine automatisierte Softwarelösung, die dazu dient, alle Dokumente und Daten, die Ihr Unternehmen durchläuft, zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Ein modernes DMS bietet oft umfassende Suchfunktionen, Metadaten-Tagging, Zugriffskontrollen und robuste Sicherheitsprozesse zum Schutz der Dateien.
Durch die Implementierung eines DMS kann Ihr Callcenter die Agenten von der Aufgabe entlasten, alle eingehenden E-Mails manuell zu prüfen – eine Aufgabe, die aufgrund des hohen Aufkommens oft nicht machbar ist. Ein DMS kann diese Fülle an eingehenden Informationen öffnen, sie für die elektronische Verteilung scannen und in einer zentralen Datenbank organisieren, so dass die Agenten bei Bedarf einfach darauf zugreifen können.
Was sind einige wichtige DMS-Anwendungsfälle?
Darüber hinaus bietet ein Dokumenten-Management-System wichtige Funktionen, die die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter optimieren. Dies trägt zur Steigerung der Gesamtproduktivität und Leistung Ihres Callcenters bei. Ein DMS gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit:
- Dokumente direkt in einer zentralen Datenbank zu erstellen und zu bearbeiten
- Dokumente nach Thema oder Projekt ordnen
- Sichere Freigabe und Zusammenarbeit an Dokumenten
- Verfolgen Sie den vollständigen Versionsverlauf von Dokumenten
- Zugriff auf alle Arbeitsbereiche und Dokumente von jedem beliebigen Standort aus
Die Verwendung eines modernen DMS hilft, den Lebenszyklus und die Verwaltung von Dokumenten zu vereinfachen, indem es Daten auf der Grundlage von intern festgelegten Richtlinien sortiert und speichert.
Was sind die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems?
Das richtige Dokumenten-Management-System bietet viele Vorteile, sowohl für die Kunden als auch für das Callcenter selbst. Einige der wichtigsten werden im Folgenden näher erläutert.
Erhöhte Sicherheit
Sicherheit ist eine Priorität für jedes Dokumenten-Management-System, das seinen Namen verdient. Alle Dokumente und Daten, die Ihr Contact Center betreten und verlassen, werden sicher in einer zentralen, zugänglichen Datenbank gespeichert. Als zusätzliche Sicherheitsebene kann Ihr Callcenter die Berechtigungen einschränken und Informationen in sensiblen Dokumenten schwärzen, so dass nur zugelassene Benutzer diese einsehen oder Änderungen vornehmen können.
Niedrigere Lagerungskosten & größere Flexibilität
Da die Preise für Gewerbeimmobilien immer weiter steigen, sind die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten deutlich höher geworden. Ein DMS reduziert nicht nur den Bedarf an physischem Speicherplatz, sondern erhöht auch die Flexibilität und Mobilität Ihres Callcenters, da die Agenten dank der zentralen Online-Datenbank auch aus der Ferne arbeiten können.
Höhere Produktivität
Die Verwendung eines DMS bedeutet, dass Ihre Agenten keine Zeit mit der Suche nach wichtigen Dateien aus verschiedenen Quellen und Plattformen verschwenden müssen. Jeder, der über eine Zugangsberechtigung verfügt, kann über die integrierte Suchfunktion der Software schnell und einfach die benötigten Dokumente finden.
Verbessern Sie die Leistung Ihres Callcenters mit einem hochwertigen DMS
Angesichts der Menge an Dokumenten und Daten, die selbst kleine Unternehmen erzeugen und verwalten müssen, kann ein hochwertiges Dokumenten-Management-System schnell zum hilfreichen Rückgrat Ihres Unternehmens werden. Höhere Flexibilität, besserer Kundenservice und robuste Sicherheit sind nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, was ein DMS für Ihr Callcenter leisten kann.
