In der heutigen Zeit ist die richtige Technologie entscheidend für den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens. Da es einen umkämpften Wettbewerb gibt, müssen Sie über modernste Technologie verfügen, um Ihre Kunden bestmöglich bedienen zu können. Dies bedeutet, dass sowohl Ihre externe als auch Ihre interne Kommunikation effektiv sein muss. Mit dem Fortschritt der Internettechnologien werden VoIP phone systeme schnell zur künftigen Norm für die Kommunikation.
Dieser Artikel befasst sich mit dem VoIP phone system, seinen Vorteilen und Anwendungen, die Ihr Unternehmen optimieren könnte.
Was versteht man unter VoIP?
VoIP ist eine internetbasierte Kommunikationsmethode, mit der Anrufe empfangen und getätigt werden können. Häufig wird es als Alternative zu herkömmlichen Telefonleitungen verwendet. Mit dem Fortschritt der Internet-Technologien wird VoIP immer beliebter, insbesondere bei kleinen Unternehmen, da es mehr Funktionen bietet und gleichzeitig kostengünstiger ist. Im Vergleich zu herkömmlichen Telefonen bietet VoIP mehrere intelligente Funktionen.
Während VoIP ähnlich wie herkömmliche Telefone funktioniert, unterscheidet sich die zugrunde liegende Technologie deutlich. Während analoge Telefonleitungen ein Signal übertragen, wandeln VoIP phone systeme Ihre Stimme in ein digitales Signal um und komprimieren es, bevor es über das Internet gesendet wird. VoIP funktioniert mit intelligenten Geräten wie Laptops und Smartphones. Es können verschiedene Funktionen wie Aufzeichnung, Nachrichtenprotokolle, E-Mails und Live-Chat implementiert werden.
6 Vorteile der Verwendung eines VoIP phone systems
Erschwinglichkeit
Wenn Unternehmen nach den besten Möglichkeiten zur telefonischen Interaktion suchen, sind die Kosten ein wichtiger Faktor. Während Telefongesellschaften oft hohe Gebühren pro Gesprächsminute verlangen, bieten VoIP-Systeme deutlich niedrigere Preise an, sofern eine Internetverbindung vorhanden ist.
Einige VoIP-Dienste bieten sogar die Möglichkeit, kostenlos zu telefonieren. Im Vergleich zu kommerziellen Diensten bieten die kostenlosen Anbieter jedoch weniger Funktionen. Außerdem müssen Sie nicht viel Geld für Hardware ausgeben, um ein VoIP phone system einzurichten, oder für IT-Mitarbeiter, die eine Wartung vornehmen.
Die meisten VoIP-Telefonanlagen können mit aktueller Büroausstattung betrieben werden und sind einfach zu installieren. Benötigt werden ein PC mit einer Audioschnittstelle und ein Kopfhörer mit Mikrofon. Einige Netzbetreiber benötigen möglicherweise ein VoIP phone system, das häufig vom Dienstanbieter bereitgestellt wird.
Bessere Funktionen
Außerdem ist die Verbindung zum Kundendienst viel schneller als mit herkömmlichen Telefonen. So können Sie die Fragen Ihrer Kunden schneller beantworten, was die Kundenerfahrung verbessert und die Kundenbeziehungen optimiert. VoIP ermöglicht es Ihnen, mehrere Anrufe gleichzeitig zu tätigen und bietet darüber hinaus eine Reihe weiterer Vorteile. Die Funktionen unterscheiden sich von Dienst zu Dienst. Die folgenden Funktionen werden jedoch von den meisten VoIP-Anbietern angeboten:
● Blockieren
● Voicemail
● Anrufer-ID
● Wahlwiederholung der letzten Nummer
● Fax
Zu den erweiterten Diensten, die von bestimmten VoIP-Spezialisten angeboten werden, gehören Anrufweiterleitung, Kurzwahl, Rückrufe und SMS. Auch wenn es bei anderen Dienstanbietern verschiedene Stufen gibt, sind viele dieser Dienste inbegriffen, wobei die Einsteigerpakete die grundlegendsten Funktionen bieten und die Premium-Pakete anspruchsvolle Funktionen enthalten.
Einfache Einrichtung
Sie benötigen keine spezielle Verkabelung oder Ausrüstung, da Sie Ihre VoIP-Telefondienste auf einem Cloud-Server hosten können. Das bedeutet, dass der größte Teil der Einrichtung auf einem entfernten Server stattfindet, was bedeutet, dass Sie kein Geld für IT-Mitarbeiter ausgeben müssen, um die Geräte zu warten. Darüber hinaus sind VoIP phone systeme äußerst benutzerfreundlich. Wenn herkömmliche Telefonleitungen ausfallen, müssen Sie einen komplizierten technischen Support in Anspruch nehmen, um die Funktionalität wiederherzustellen, was für die Mitarbeiter unangenehm ist und die Unternehmensaktivitäten unterbricht.
Fernverbindung
Während herkömmliche Telefone die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz binden, ermöglichen VoIP-Systeme eine Fernverbindung, so dass Sie von jedem Ort aus und mit einer Reihe von intelligenten Geräten wie Smartphones und PCs Anrufe tätigen und entgegennehmen können.
Seit der COVID-Pandemie im Jahr 2020 haben viele Menschen begonnen, aus der Ferne zu arbeiten. Die Nutzung von VoIP bietet den Vorteil, dass die Mitarbeiter von mehreren Orten aus arbeiten können. Die meisten Anbieter stellen eine mobile App zur Verfügung, die Sie benachrichtigt, sobald ein Kunde den VoIP-Geschäftsanschluss eines Unternehmens kontaktiert. Die Mitarbeiter können auch ihren Geschäftsanschluss nutzen und direkt von ihrem Mobiltelefon aus telefonieren.
Mehrere Anrufe
Über normale Telefonleitungen können Sie normalerweise nur mit einem Benutzer sprechen. Mit VoIP hingegen können viele Anrufe gleichzeitig getätigt werden, und es stehen Konferenzfunktionen zur Verfügung, die es Ihren Mitarbeitern erleichtern, miteinander zu kommunizieren.
Außerdem ist die Verbindung zur Kundenhilfe viel schneller als bei herkömmlichen Telefonen. Folglich können Sie die Fragen Ihrer Kunden schneller beantworten, was die Kundenerfahrung verbessert und das Engagement Ihres Unternehmens stärkt.
Fortschrittliche Funktionen
Die meisten Standardfunktionen für Anrufe, wie z. B. Weiterleiten, Halten, Umleiten und Anrufer-ID, sind mit VoIP phone systemen verfügbar. Mit VoIP sind jedoch auch anspruchsvolle Funktionen wie die integrierte Aufzeichnung von Anrufen möglich. Die Anrufe sind digital, d. h. sie werden auf Ihrem PC getätigt und entgegengenommen, was bedeutet, dass Sie den Anruf schnell aufzeichnen und als Audioaufnahme speichern können.
Da die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von zu Hause aus zu arbeiten, sind Videokonferenzoptionen mit vielen Teilnehmern äußerst praktisch. Viele VoIP-Dienstanbieter bieten diese Funktionen an.
Anwendungsbereiche für ein VoIP phone system
Verbesserung Ihrer internen Kommunikation
VoIP kann auch die interne Kommunikation erheblich verbessern, indem es Ihnen ermöglicht, Anrufe zu verteilen und einfach mit jedem Teammitglied zu kommunizieren. Da VoIP anpassungsfähig ist, kann es einfach in jedes bestehende interne Kommunikationssystem integriert werden. Sie müssen nicht mehr auf eine E-Mail-Antwort warten, wenn jedes Teammitglied sein eigenes VoIP-Telefonsystem hat und einfach anrufen kann, um zu kommunizieren.
Verbessern Sie Ihren Kundenservice
Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie mehr Anrufe entgegennehmen als mit einer herkömmlichen Telefonanlage. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter mehr Kunden in kürzerer Zeit betreuen kann, sodass Sie nicht so viele Ressourcen zur Einstellung neuer Kundendienstmitarbeiter aufwenden müssen. VoIP phone systeme gestalten die Kommunikation müheloser. Mit VoIP können Sie Anrufe mühelos weiterleiten, so dass Ihre Kunden nicht immer wieder anrufen müssen, um den gewünschten Gesprächspartner zu erreichen.
Ermöglichen Sie internationale Kommunikation
Führungskräfte wollen ihr Geschäft ausweiten, allerdings ist es eine Herausforderung, die gleiche Qualität des Kundendienstes aufrechtzuerhalten. Dies gilt vor allem, wenn man international tätig ist. Mit einem VoIP phone system können Sie dies vermeiden, da Sie überall auf der Welt anrufen können, ohne sich Gedanken über internationale Tarife machen zu müssen.
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Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel geholfen hat, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen wie VoIP-Telefonsysteme Ihre Erfahrungen und die Ihrer Kunden verbessern können. Ein VoIP phone system kann den Service, den Sie Ihren Kunden bieten, verbessern, da es verschiedene Vorteile bietet. Wenn Sie noch herkömmliche Telefonleitungen verwenden, könnte dies ein hervorragender Zeitpunkt für den Wechsel zu VoIP sein.
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