In der heutigen Zeit ist die richtige Technologie entscheidend für den reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens. Der Wettbewerb ist hart, weshalb Sie sicherstellen sollten, dass Sie über die modernste Technologie verfügen, um Ihre Kunden optimal bedienen zu können. Das bedeutet, dass Ihre externe und interne Kommunikation stark sein muss. Mit der Weiterentwicklung der Internettechnologien werden Voice-over-Internet-Protocol-Telefonsysteme zum neuen Standard der Kommunikation.
In diesem Blogbeitrag:
- Warum ist Kundenservice wichtig?
- Wie sich unzureichender Kundenservice auf Ihre Unternehmen auswirkt
- 8 Wege, wie ein VoIP phone system die Kundenerfahrung verbessert
Warum ist Kundenservice wichtig?
Die Erwartungen Ihrer Kunden steigen, da die Welt immer vernetzter wird und immer mehr Unternehmen global agieren. Der Kauf eines Produkts ist sowohl eine Transaktion als auch ein Erlebnis, was bedeutet, dass die Herstellung und der Verkauf einer qualitativ hochwertigen Dienstleistung oder eines Produkts nur ein Teil für ein erfolgreiches Unternehmen ist. Denn ein hervorragender Kundenservice für Ihre Kunden ebenso wichtig.
Wenn Sie einen exzellenten Kundenservice bieten, werden Ihre Kunden eine positive Erfahrung mit Ihrem Unternehmen verbinden. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie wiederkommen und in Zukunft mit Ihnen Geschäfte machen, ist deutlich größer. Außerdem werden dadurch der gute Ruf und die Loyalität Ihrer Kunden gestärkt, was Ihrem Unternehmen in der Öffentlichkeit ein positives Image verleiht.
Wie sich unzureichender Kundenservice auf Ihr Unternehmen auswirkt
Die Unfähigkeit, Erwartungen zu erfüllen, ist immer die Ursache für einen schlechten Kundenservice. Wenn Sie die Erwartungen Ihrer Kunden nicht erfüllen, sind diese eher geneigt, ihr Geschäft woanders zu tätigen. Kleinere Fehler und bestimmte Kunden, die Sie nicht zufrieden stellen können, wird es immer geben. Es ist allerdings wichtig, Ihren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie gehört werden, und zu versuchen, ihre Herausforderungen zu lösen.
Alle Unternehmen, die einen schlechten Kundenservice bieten, werden darunter leiden. Eine Studie hat gezeigt, dass 4 von 10 Kunden anderen empfehlen, keine Geschäfte mit einem Unternehmen zu machen, wenn sie einen schlechten Kundendienst erhalten haben. Sie müssen zunächst die Folgen eines schlechten Kundendienstes verstehen, bevor Sie sich um einen qualitativ hochwertigen Service bemühen.
8 Wege, wie ein VoIP phone system die Kundenerfahrung verbessert
Analyse von Telefongesprächen
Ein wichtiger Bestandteil eines VoIP phone systems ist die Anrufüberwachung oder Anrufanalyse, mit der Sie Ihre Anrufe analysieren können. Sie gehört zu den am häufigsten genutzten Tools in der Kundenbetreuung, da sie Ihren Agenten helfen kann, effizienter zu arbeiten und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Außerdem können Sie durch die Überwachung der Effizienz Ihrer Agenten deren Leistung verbessern, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass viele Ihrer Kunden zufrieden sind, und Ihre Kunden dazu motiviert, häufiger mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Immer verfügbar
Kunden können über das VoIP phone system immer einen Agenten erreichen, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden. Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist, gibt es eine Funktion, mit der Anrufe an sein Smartphone oder eine andere Telefonnummer weitergeleitet werden können. Unternehmen können auch mehrere Telefone klingeln lassen, bis eines abgenommen wird, entweder nacheinander oder gleichzeitig, so dass kein Anruf unbeantwortet bleibt.
Wenn das Anliegen eines Kunden bereits beim ersten Anruf gelöst werden kann, ist das ein gutes Zeichen für eine positive Kundenerfahrung. Ein weiterer Vorteil einer prompten Antwort für Ihr Unternehmen besteht darin, dass Kunden eher den Anbieter wählen, der zuerst antwortet. Es ist ganz einfach, im Kundenservice erfolgreich zu sein, wenn Sie besser erreichbar sind als Ihre Mitbewerber.
Bessere Gesprächsqualität zu niedrigeren Kosten
Die VoIP-Technologie ermöglicht hochauflösende Sprachanrufe zu einem deutlich niedrigeren Preis als herkömmliche Telefone. Vorausgesetzt, Sie verfügen über eine stabile Internetverbindung, sind Ihre Anrufe kristallklar, was bedeutet, dass der Kunde viel einfacher mit Ihren Mitarbeitern interagieren kann, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.
Dies hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass sich Ihr Dienst für den Nutzer viel hochwertiger anfühlt, was die Kundenbindung erhöht und Ihren Umsatz langfristig steigert.
Verbesserte Geschäftsabläufe
Ein VoIP phone system hilft Ihren Unternehmensprozessen, indem es die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stellt, um die Effizienz der Kundenansprache zu bewerten. Dashboards für Anrufwarteschlangen sind in einem VoIP phone system verfügbar und geben Ihrem Management einen Überblick über die Arbeit des Kundendienstteams.
Ein Manager kann die folgenden Informationen auf dem Dashboard sehen:
● Die Anzahl der beantworteten Anrufe und die Anzahl der Anrufer, die aufgelegt haben
● Die durchschnittliche Antwortzeit
● Die Dauer des Anrufs
Im Idealfall muss eine Anfrage in weniger als 20 Sekunden beantwortet werden. Sie können das Anrufaufkommen untersuchen, um festzustellen, ob Anrufe unbeantwortet bleiben. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Agentenanzahl zu erhöhen oder zu verringern, um die Nachfrage zu befriedigen.
Notizen für den Bereitschaftsdienst
Wenn Sie ein wichtiges Kundengespräch führen und ein paar wichtige Details notieren müssen, brauchen Sie das nicht von Hand zu tun, denn das VoIP phone system verfügt über eine Funktion für Bereitschaftsnotizen, mit der Sie auf der Grundlage Ihrer virtuellen Telefonnummer automatische Notizen erstellen können. Außerdem können Sie nach Beendigung des Gesprächs eine Gesprächsmitschrift speichern. Dies kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, jeden Anruf richtig zu analysieren und ein solides Gesamtprodukt zu erstellen, wie es Ihr Kunde wünscht.
Mehr Telefonanrufe tätigen
Es kostet viel Zeit und Mühe, eine lange Liste von Kunden abzuarbeiten. Mit Hilfe einer VoIP-Telefonanlage können Sie diese Arbeit nun automatisieren, da sie über verschiedene einzigartige und leistungsstarke Funktionen verfügt, wie z. B. einen Power-Dialer. Es ist eine fantastische Option für alle Ihre Anforderungen, und es kann die Kundenerfahrung viel einfacher und schneller für Ihre Mitarbeiter gestalten. Zudem können Sie so Ihren gesamten Kundenservice verbessern, indem es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, mehr Anrufe zu bearbeiten und so den Zeit- und Arbeitsaufwand Ihres Kundensupportteams zu reduzieren.
Interaktive Sprachdialogsysteme und intelligentes Routing
Interactive Voice Response (IVR) steht für interaktive Sprachausgabe. Es handelt sich um ein automatisiertes Self-Service-System. Anrufer erhalten ein vorab aufgezeichnetes Menü mit Optionen, wenn sie die Nummer wählen. Ihr Kunde kann mit seiner Wähltastatur auswählen, was er möchte, bevor er mit einem Kundendienstmitarbeiter spricht. Ein entscheidender Vorteil von Sprachdialogsystem-Systemen ist ihre Fähigkeit, Anrufe intelligent weiterzuleiten. Die Kundenbetreuung in Ihrem Unternehmen wird sofort effizienter, da die Anrufe mithilfe von Interactive Voice Response-Systemen (IVR) an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet werden.
Verbessert die interne Zusammenarbeit
Ihr Unternehmen kann von einem VoIP-Telefonsystem profitieren, indem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und die Kommunikation mit Kunden gefördert wird. Ihre Mitarbeiter können mit VoIP-Diensten mühelos Telefonkonferenzen abhalten, in denen sie den Kundenservice besprechen und verbessern können. Ein eng kooperierendes Kundenservice-Team bedeutet eine effektive Kommunikation, die nur dazu dient, die Erfahrung Ihrer Kunden zu verbessern.
Verbessern Sie die Kundenerfahrung mit VoIP-Telefonsystemen
Ein VoIP phone system kann den Service, den Ihr Unternehmen seinen Kunden bieten kann, verbessern, indem es verschiedene Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich bringt. Wenn Sie noch herkömmliche Telefonleitungen nutzen, ist jetzt vielleicht ein guter Zeitpunkt für ein Upgrade auf VoIP-Technologie. Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, zu verstehen, wie VoIP-Telefonsysteme Ihre Kundenerfahrung auf die nächste Stufe heben können.
Wenn Sie Ihren Kundendienst optimieren möchten, aber noch nicht wissen, wie Sie das anstellen sollen, stehen Ihnen unsere besten babelforce-Experten gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach und wir helfen Ihnen bei der Auswahl der besten Lösung für Ihr Unternehmen.
